checklist-produktieve-bijeenkomst-visueel-faciliteren

Och jongens… het gaat zo vaak fout. Je wilt een fantastische bijeenkomst organiseren. En dan ervaren de genodigden achteraf toch dat er alleen maar is “gekletst” zonder dat het zin had.
Hier is een checklist uit het boek “Gamestorming”.

 

DOEL

Voordat je een bijeenkomst organiseert doe je er goed aan om het doel heel duidelijk te formuleren. Een korte kernboodschap zorgt ervoor dat de genodigden betrokken kunnen raken. Kun je het zeggen in één zin? Laat het daar dan ook bij. Focus is het uitgangspunt hier.

Het doel mag meerdere bijeenkomsten overstijgen. Maar stel dan per bijeenkomst één haalbaar doel vast.

Wees realistisch bij het vaststellen van je doel. Je kunt beter tijd over hebben dan te weinig tijd.

Het doel is het uitgangspunt voor de organisatie van de bijeenkomst. Het zorgt ervoor dat je de bijeenkomst niet vervuild met allemaal dingen die je ook nog zou willen doen: niet doen!!!!

 

PRODUCT

Aan de hand van je doel bedenk je welk product er uit de bijeenkomst moet komen. Een eindresultaat maakt de uitkomsten van je bijeenkomst concreet. Dit product helpt bij het behalen van je doelen. Het is van groot belang dat je dit kort en duidelijk aan de genodigden kunt uitleggen. Het maakt de bijeenkomst zinvol voor de deelnemers. Als het product is gemaakt zal er sprake zijn van voldoening. Natuurlijk blijft deze positieve stemming alleen als er achteraf sprake is van voortgang binnen een redelijke termijn. Is het meetbaar?

 

MENSEN

Welke mensen hebben de antwoorden op jouw vragen? Dit zijn je genodigden. Kijk ook in je organisatie of er al mensen bezig zijn geweest met dezelfde uitdagingen. Zij hebben iets zinnigs te melden. Het gebeurt dat deze mensen zijn vergeten. De gevolgen daarvan zijn natuurlijk desastreus.

 

PROCES

Hoe gaan jullie samen bovenstaand product maken? Welke werkvormen zijn het meest geschikt? Hierover kun je tijdens de voorbereiding al praten met je gasten. Daar wordt je bijeenkomst beter van. Bovendien zullen je gasten eerder betrokken zijn.

Tijdens je bijeenkomst is het goed om proces-vragen te stellen. “Zijn we op de goede weg?” of  “Is dit zinvol?”. Natuurlijk is de kans aanwezig dat je daardoor moet gaan improviseren. Maar dat hoef je niet alleen te doen. Je gasten hebben ook prima ideeën. Spelenderwijs voorkom je eindeloze discussies over de mogelijke werkvormen.

 

RISICO’S

Wat kan er misgaan? Loop eens het draaiboek na vanuit de ogen van je gasten. Verbeeld je dat je in de ruimtes komt. Kijk naar dingen die je kunnen storen. Wat nemen je gasten aan dagelijkse frustratie mee? Hoe ga je hiermee om? Voor alles is een oplossing.

 

VOORBEREIDING

Wat is er nodig aan voorbereiding? Misschien moeten mensen wat lezen. Misschien moet er wat gemaakt worden.

Belast je gasten met zo weinig mogelijk voorbereiding. De kans is groot dat ze het niet doen. Lees jij het visie-stuk van 23 bladzijden? Wellicht is het beter om dit aan te bieden in een filmpje of een infographic.  Maak het leuk en gemakkelijk.

 

PRAKTISCH

Het waar en wanneer en wat is er nodig? Maak een draaiboek en vraag aan anderen wat je vergeten bent.

 

overzicht

 

< vorige
volgende >